Bagi sebuah bisnis, kantor bukan hanya sekedar tempat untuk bekerja, tapi juga tempat untuk mendukung produktivitas dan privasi bisnis. Dalam hal ini, banyak bisnis yang dihadapkan pada dilema antara memilih kantor pribadi atau open office yang lebih fleksibel dan terjangkau.
Tentunya, setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, tergantung pada work style dan jenis bisnisnya. Berdasarkan kebutuhan tersebut, ada beberapa faktor yang penting untuk dipertimbangkan, misalnya seperti space, lokasi, affordability, dan banyak lagi.
Lantas, apa saja faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dan tips memilih kantor pribadi untuk bisnis kita? Mari simak pembahasannya di artikel di bawah ini.
Faktor yang Perlu Dipertimbangkan saat Memilih Kantor Pribadi
Jika Anda ingin memilih private office atau kantor pribadi untuk bisnis, ada beberapa faktor yang bisa Anda pertimbangkan, di antaranya:
-
Lokasi Kantor
Pertimbangan pertama yang perlu Anda perhatikan adalah lokasi private office. Pasalnya, hal ini membantu untuk meningkatkan aksesibilitas dan kenyamanan bagi karyawan maupun klien.
Misalnya, Anda dapat memeriksa apakah lokasi kantor pribadi yang hendak dipilih dekat dengan transportasi umum, dekat dengan jalan utama, atau memiliki akses parkir yang bagus. Jika lokasi private office yang dipilih strategis dan terlihat profesional, tingkat kepercayaan klien atau citra bisnis pun juga akan meningkat.
-
Size and Layout
Pertimbangan kedua saat menentukan private office adalah ukuran serta layout kantor. Pastikan bahwa kantor pribadi yang dipilih memiliki ruang yang cukup untuk menampung karyawan, furniture, dan peralatan kerja yang menunjang proses operasional bisnis.
Selain itu, perhatikan juga faktor-faktor lain seperti kebutuhan soal macam-macam area kerja. Misalnya seperti area terbuka untuk kolaborasi, ruang privat untuk pekerjaan yang membutuhkan fokus, atau ruang meeting untuk diskusi tim.
Kantor yang nyaman juga sebaiknya memiliki sirkulasi udara dan pencahayaan yang nyaman. Jadi, lighting serta ventilasi pun juga penting untuk diperhatikan saat memilih private office.
Terpenting, pastikan bahwa tata letak kantor sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis Anda agar operasional kerja bisa berjalan dengan lebih lancar.
-
Biaya Sewa Kantor / Anggaran
Dibandingkan dengan shared workspace atau open office, menyewa kantor pribadi memang membutuhkan biaya yang lebih besar. Selain biaya untuk deposit sewa, pembelian furniture, atau renovasi, diperlukan juga biaya bulanan seperti biaya sewa bulanan, listrik, air, internet dan layanan kebersihan.
Jika bisnis Anda termasuk bisnis rintisan seperti startup, Anda bisa mempertimbangkan opsi kantor fleksibel atau co-working space untuk menghemat biaya tanpa mengorbankan budget untuk kebutuhan utama bisnis.
-
Privasi/Keamanan
Bagi bisnis di bidang apapun, privasi/keamanan adalah aspek penting yang tidak boleh diabaikan. Oleh karena itu, pastikan private space yang akan dipilih memiliki perangkat yang mendukung privasi/keamanan bisnis seperti CCTV, akses terbatas ke pihak external (sidik jari/kode pin/access card), keamanan siber, dan fasilitas darurat.
-
Fasilitas Pendukung
Dari perspektif klien maupun karyawan, fasilitas pendukung akan sangat dibutuhkan untuk mendukung produktivitas dan kenyamanan.
Misalnya saat klien datang ke kantor, dengan adanya ruang meeting yang nyaman, pertemuan bisa dilakukan dengan lebih profesional dan private. Tentunya ini lebih baik daripada mengajak mereka bertemu di kafe atau ruangan yang tidak kondusif lainnya.
Begitupula bagi karyawan, adanya fasilitas tambahan seperti pantry atau ruang istirahat akan membantu mereka bersantai sejenak sebelum bekerja kembali.
Adapun beberapa fasilitas pendukung lainnya yang bisa Anda pertimbangkan untuk sebuah private office adalah akses internet yang cepat dan stabil, lahan parkir, area lounge atau pantry, dan layanan resepsionis & surat menyurat.
-
Kontrak Sewa Kantor
Ada beberapa jenis kontrak sewa kantor, di antaranya seperti sewa jangka pendek, sewa jangka panjang, dan ada pula yang lebih fleksibel.
Untuk sewa kantor jangka pendek, biasanya lebih cocok untuk startup atau bisnis yang masih di tahap awal. Untuk sewa jangka panjang, biasanya cocok untuk bisnis yang memang sudah lebih stabil.
-
Pencahayaan dan Ventilasi
Meskipun terlihat sepele, namun pencahayaan dan ventilasi adalah hal yang sebaiknya tidak diabaikan saat memilih private office.
Anda bisa memilih kantor dengan jendela besar dan akses cahaya matahari agar bisa mengurangi kelelahan mata dan meningkatkan suasana hati karyawan.
Ventilasi juga penting agar sirkulasi udara di kantor lebih bersih dan pendingin ruangan (AC) bisa bekerja dengan lebih optimal.
Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari Ketika Menyewa Kantor Pribadi
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan saat menyewa kantor pribadi. Jangan sampai Anda melakukan beberapa kesalahan umum berikut ini:
1. Mengabaikan Biaya Tambahan dan Tersembunyi
Meskipun terlihat sepele, biaya tambahan seperti biaya perawatan, utilitas, parkir, atau layanan administrasi seringkali menyebabkan beban keuangan menjadi lebih membengkak.
Beberapa perjanjian sewa juga memiliki klausul kenaikan harga tahunan dalam periode tertentu atau bahkan denda jika Anda mengakhiri kontrak lebih awal.
Oleh karena itu, penting untuk membaca kontrak perjanjian sewa dengan cermat di awal, agar Anda bisa mempertimbangkan biaya-biaya tersembunyi apa saja yang mungkin muncul di kemudian hari. Entah itu sewa kantor jangka pendek atau panjang, selalu pastikan bahwa Anda mengklarifikasi setiap ketentuan yang kurang jelas demi kestabilan finansial bisnis Anda.
Terikat Kontrak Jangka Panjang Tanpa Fleksibilitas
Memilih kontrak jangka panjang memang terlihat lebih menguntungkan sebab harga yang ditawarkan biasanya cenderung lebih rendah. Namun, terkadang salah satu kekurangannya adalah tidak adanya fleksibilitas terhadap perubahan. Hal ini tentu akan jadi masalah jika misalnya bisnis Anda tiba-tiba ingin melakukan ekspansi bisnis, pengurangan staf, atau bahkan perubahan gaya kerja seperti tren kerja jarak jauh.
Oleh karena itu, penting untuk memilih kontrak jangka panjang yang memiliki fleksibilitas, misalnya seperti opsi subleasing, klausul pembatalan, atau durasi sewa yang lebih pendek dengan kemungkinan perpanjangan.
Mengabaikan Lokasi dan Aksesibilitas Private Office
Lokasi yang kurang strategis dapat berdampak negatif pada operasional bisnis, seperti waktu tempuh yang lama bagi karyawan, akses yang kurang nyaman bagi klien, serta menurunkan produktivitas dan moral kerja. Selain itu, kantor yang terletak di area yang tidak aman atau terpencil dapat menghambat calon klien dan tenaga kerja potensial.
Citra bisnis yang profesional sangat berpengaruh terhadap kesuksesan bisnis Anda. Oleh karena itu, pastikan kantor yang dipilih memiliki lokasi strategis dengan akses mudah bagi karyawan dan klien.
Mengapa Memilih Flow Private Office Services?
Dari penjelasan di atas, Anda sudah memahami berbagai hal yang harus diperhatikan saat memilih kantor pribadi dan kesalahan yang perlu dihindari.
Nah, jika Anda bingung untuk memilih penyedia kantor pribadi terpercaya untuk bisnis Anda, Flow Coworking bisa menjadi rekomendasi yang tepat bagi bisnis Anda.
Berlokasi di pusat distrik bisnis dengan akses transportasi umum yang mudah, Flow menawarkan layanan lengkap yang dibutuhkan bisnis Anda. Dengan fasilitas yang nyaman dan desain kantor yang elegan, Flow menciptakan lingkungan kerja profesional yang mendukung produktivitas.
Jadi, tunggu apa lagi? Hubungi Flow Coworking sekarang dan temukan kantor pribadi yang nyaman, strategis, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda!